Regulamin

Preambuła

§1. Definicje i zakres stosowania

1. małoletni lub dziecko – każdą osobę, która nie ukończyła 18. roku życia;
2. Spółka – FRIENDHOUSE APARTMENTS sp. z o.o.;
3. obiekt – apartament, recepcję albo inne miejsce, w którym Spółka świadczy usługi noclegowe lub obsługuje Gości;
4. personel – pracowników, współpracowników, zleceniobiorców oraz inne osoby wykonujące zadania na rzecz Spółki, które mogą mieć kontakt z małoletnimi;
5. Koordynator – osobę wyznaczoną przez Zarząd Spółki do nadzorowania stosowania Standardów, przyjmowania zgłoszeń, koordynowania interwencji oraz przygotowania personelu do stosowania Standardów. Zarząd wyznacza również zastępcę Koordynatora. Dane kontaktowe i zasady zastępstwa określa §7.
6. krzywdzenie małoletniego – każde działanie albo zaniechanie naruszające lub mogące naruszać prawa, godność, bezpieczeństwo, zdrowie fizyczne albo psychiczne małoletniego, w szczególności przemoc fizyczną, psychiczną lub seksualną, zaniedbanie, wykorzystywanie, handel ludźmi albo narażenie małoletniego na niebezpieczeństwo;
7. osoba dorosła towarzysząca małoletniemu – rodzica, opiekuna prawnego lub faktycznego albo inną osobę pełnoletnią, z którą małoletni przebywa w obiekcie.
8. Standardy obowiązują cały personel, niezależnie od podstawy zatrudnienia lub współpracy.
9. Dobro i bezpieczeństwo małoletniego mają pierwszeństwo przed interesem organizacyjnym lub wizerunkowym Spółki.
10. Każdy członek personelu ma obowiązek reagować na uzasadnione podejrzenie krzywdzenia małoletniego lub zagrożenia jego dobra.

§2. Zasady bezpiecznych relacji personelu z małoletnimi

1. Personel traktuje małoletnich z szacunkiem, cierpliwością i poszanowaniem ich godności, prywatności oraz potrzeb.
2. Komunikacja z małoletnim powinna być spokojna, zrozumiała i dostosowana do jego wieku, stanu zdrowia oraz możliwości komunikacyjnych.
3. Niedopuszczalne jest w szczególności:

• stosowanie wobec małoletniego przemocy fizycznej, psychicznej lub seksualnej;
• zawstydzanie, poniżanie, obrażanie, zastraszanie lub szantażowanie małoletniego;
• kierowanie do małoletniego komentarzy o charakterze seksualnym, dwuznacznym, dyskryminującym lub naruszającym jego godność;
• nawiązywanie z małoletnim relacji romantycznych lub seksualnych;
• proponowanie małoletniemu alkoholu, wyrobów tytoniowych, środków odurzających lub innych substancji niedozwolonych;
• utrwalanie lub rozpowszechnianie wizerunku małoletniego bez odpowiedniej podstawy prawnej;
• kontaktowanie się z małoletnim za pomocą prywatnych numerów telefonów, prywatnych profili społecznościowych lub innych prywatnych kanałów komunikacji, chyba że wymaga tego bezpośrednie zagrożenie życia lub zdrowia;
• ujawnianie osobom nieuprawnionym informacji dotyczących małoletniego;
• przebywanie z małoletnim sam na sam w zamkniętym pomieszczeniu, jeżeli nie jest to konieczne ze względów bezpieczeństwa lub w celu udzielenia pomocy.
• Kontakt fizyczny z małoletnim może nastąpić jedynie, gdy jest niezbędny do udzielenia pomocy, ochrony życia lub zdrowia albo zapobieżenia bezpośredniemu niebezpieczeństwu. Kontakt powinien być proporcjonalny do sytuacji i, o ile jest to możliwe, poprzedzony wyjaśnieniem małoletniemu podejmowanych działań.

§3. Identyfikacja małoletniego i jego relacji z osobą dorosłą

1. Podczas zameldowania personel ustala, czy w obiekcie będzie przebywać osoba małoletnia, oraz pyta osobę dorosłą o charakter łączącej ich relacji.
2. Personel może poprosić o okazanie dokumentu pozwalającego potwierdzić tożsamość małoletniego lub osoby dorosłej oraz ich relację, w szczególności dokumentu tożsamości, aktu urodzenia, legitymacji szkolnej, dokumentu w aplikacji mObywatel albo pisemnej zgody rodzica lub opiekuna prawnego.
3. Jeżeli osoba dorosła nie jest rodzicem ani opiekunem prawnym małoletniego, personel może poprosić o:
   1. okazanie zgody rodzica lub opiekuna prawnego na wspólną podróż i pobyt;
   2. podanie danych kontaktowych rodzica lub opiekuna prawnego;
   3. umożliwienie telefonicznego potwierdzenia zgody.
4. Dokumenty są co do zasady wyłącznie okazywane do wglądu. Personel nie kopiuje dokumentów ani nie zapisuje numerów dokumentów, numeru PESEL lub adresu małoletniego, chyba że jest to niezbędne w związku z interwencją, obowiązkiem prawnym albo żądaniem uprawnionego organu.
5. W przypadku zameldowania zdalnego lub samodzielnego Spółka stosuje następującą procedurę:

a) przed udostępnieniem apartamentu ustala, czy w ramach rezerwacji będą przebywać osoby małoletnie;

b) w przypadku pobytu małoletniego uzyskuje od osoby dorosłej jego imię i nazwisko, wiek oraz informację o relacji łączącej go z osobą dorosłą sprawującą nad nim opiekę podczas pobytu;

c) personel sprawdza kompletność i spójność przekazanych informacji. Jeżeli osoba dorosła nie jest rodzicem ani opiekunem prawnym, ustala podstawę sprawowania przez nią opieki, korzystając ze sposobów określonych w ust. 3;

d) w razie brakujących informacji lub wątpliwości personel kontaktuje się z osobą dorosłą i podejmuje dodatkowe czynności wyjaśniające. W zależności od sytuacji może to obejmować rozmowę telefoniczną, wideorozmowę bez jej nagrywania albo uzgodnienie osobistego spotkania i okazania dokumentów do wglądu;

e) Spółka nie wymaga rutynowego przesyłania skanów ani fotografii dokumentów tożsamości. Zakres pozyskiwanych danych ogranicza się do informacji niezbędnych do identyfikacji i zapewnienia bezpieczeństwa małoletniego;

f) brak dokumentu tożsamości dziecka lub pisemnej zgody rodzica nie oznacza sam w sobie krzywdzenia ani automatycznej odmowy pobytu. Personel podejmuje próbę wyjaśnienia sytuacji w inny dostępny sposób;

g) jeżeli mimo podjętych czynności pozostają uzasadnione obawy o bezpieczeństwo małoletniego, personel niezwłocznie informuje Koordynatora i stosuje procedurę interwencji określoną w §5. Ewentualne wstrzymanie zameldowania ogranicza się do zakresu i czasu niezbędnego dla ochrony małoletniego;

h) wykonanie czynności identyfikacyjnych odnotowuje się przy rezerwacji, wskazując datę, osobę dokonującą weryfikacji, zastosowany sposób i wynik. Nie zamieszcza się kopii dokumentów ani danych zbędnych dla tego celu.

1. informuje Koordynatora;
2. w miarę możliwości rozmawia z małoletnim w sposób spokojny i dostosowany do jego wieku;
3. podejmuje próbę kontaktu z rodzicem lub opiekunem prawnym, o ile nie jest on podejrzewany o krzywdzenie małoletniego i kontakt nie zwiększy zagrożenia ani nie utrudni działań służb. Jeżeli zachodzi takie ryzyko, personel odstępuje od kontaktu z tą osobą, zawiadamia odpowiednie służby zgodnie z §5 i uzgadnia z nimi dalsze postępowanie;
4. w razie uzasadnionego zagrożenia dobra małoletniego wstrzymuje zameldowanie w zakresie niezbędnym do wyjaśnienia sytuacji i kontaktuje się z odpowiednimi służbami.
5. Pojedyncza okoliczność, taka jak różnica wieku, wygląd, narodowość, sposób płatności lub brak tradycyjnego modelu rodziny, nie może sama w sobie stanowić podstawy do uznania, że dobro małoletniego jest zagrożone.
6. Odmowa udzielenia informacji lub okazania dokumentów nie przesądza o krzywdzeniu małoletniego, ale w połączeniu z innymi okolicznościami może uzasadniać dalszą weryfikację albo zawiadomienie odpowiednich służb.

§4. Okoliczności mogące wskazywać na zagrożenie dobra małoletniego

1. Szczególną uwagę personelu powinny zwrócić między innymi sytuacje, w których:
   1. małoletni ujawnia, że jest krzywdzony lub boi się osoby dorosłej;
   2. personel lub inna osoba jest świadkiem przemocy albo innego krzywdzenia;
   3. małoletni ma widoczne obrażenia, których pochodzenie nie zostało wiarygodnie wyjaśnione;
   4. małoletni jest wyraźnie przestraszony, wycofany, odurzony, zaniedbany albo wykazuje zachowanie nieadekwatne do sytuacji;
   5. osoba dorosła uniemożliwia małoletniemu rozmowę, kontroluje jego wypowiedzi, zachowuje się agresywnie albo udziela sprzecznych informacji;
   6. wyjaśnienia małoletniego i osoby dorosłej dotyczące ich relacji lub celu pobytu są istotnie niespójne;
   7. istnieje podejrzenie wykorzystywania seksualnego, handlu ludźmi, zmuszania małoletniego do popełniania czynów zabronionych lub innych form wykorzystywania;
   8. inny Gość, członek personelu lub osoba trzecia zgłasza zdarzenie zagrażające małoletniemu;
   9. w apartamencie ujawniono okoliczności lub przedmioty mogące wskazywać na zagrożenie życia, zdrowia albo bezpieczeństwa małoletniego.
2. Powyższy katalog ma charakter przykładowy. Każda sytuacja powinna być oceniana indywidualnie i z uwzględnieniem dobra małoletniego.

§5. Zasady interwencji

1. Osoba, która uzyskała informację o możliwym krzywdzeniu małoletniego:
   1. zachowuje spokój;
   2. wysłuchuje małoletniego bez oceniania i sugerowania odpowiedzi;
   3. nie obiecuje zachowania sprawy w tajemnicy;
   4. nie prowadzi samodzielnego dochodzenia ani przesłuchania;
   5. zapisuje możliwie dokładnie własne obserwacje oraz wypowiedzi małoletniego;
   6. niezwłocznie informuje Koordynatora.
2. W przypadku bezpośredniego zagrożenia życia lub zdrowia małoletniego personel natychmiast dzwoni pod numer alarmowy 112, a następnie informuje Koordynatora.
3. W przypadku uzasadnionego podejrzenia popełnienia przestępstwa na szkodę małoletniego Koordynator albo członek personelu działający w jego zastępstwie zawiadamia Policję lub prokuraturę.
4. Jeżeli dobro małoletniego jest zagrożone, ale okoliczności nie wskazują na bezpośrednie zagrożenie życia lub zdrowia ani na popełnienie przestępstwa, Koordynator ocenia konieczność zawiadomienia właściwego sądu opiekuńczego lub innego właściwego organu.
5. Jeżeli zwłoka mogłaby zwiększyć zagrożenie, każdy członek personelu jest uprawniony i zobowiązany do samodzielnego wezwania odpowiednich służb.
6. Jeżeli o krzywdzenie podejrzewana jest osoba dorosła towarzysząca małoletniemu, personel nie podejmuje działań mogących wywołać agresję albo zwiększyć zagrożenie. Do czasu przybycia służb personel pozostaje w kontakcie z małoletnim i osobą dorosłą w zakresie bezpiecznym oraz wykonuje polecenia dyspozytora numeru alarmowego lub funkcjonariuszy.
7. Personel nie jest uprawniony do prowadzenia przeszukania, stosowania przymusu, zatrzymywania osób ani odbierania małoletniego osobie dorosłej, z wyjątkiem działań dozwolonych prawem i bezwzględnie koniecznych do odparcia bezpośredniego zagrożenia życia lub zdrowia.
8. Personel współpracuje z Policją, prokuraturą, sądem opiekuńczym i innymi uprawnionymi organami, przekazując informacje w granicach obowiązujących przepisów.
9. Informacji o interwencji nie przekazuje się osobom nieuprawnionym ani osobie podejrzewanej o krzywdzenie, jeżeli mogłoby to zagrozić małoletniemu albo utrudnić działania służb.
10. Jeżeli istnieje podejrzenie popełnienia przestępstwa, personel, w granicach swoich uprawnień i bez narażania kogokolwiek na niebezpieczeństwo, zabezpiecza przed przypadkowym zniszczeniem lub utratą dostępne informacje i przedmioty mogące mieć znaczenie dla wyjaśnienia zdarzenia. W szczególności:

a) w miarę możliwości wstrzymuje sprzątanie miejsca zdarzenia i ogranicza dostęp osób postronnych;

b) nie przemieszcza ani nie czyści przedmiotów mogących stanowić dowód, chyba że jest to konieczne dla ratowania życia lub zdrowia albo usunięcia bezpośredniego zagrożenia;

c) zabezpiecza przed automatycznym usunięciem posiadaną przez Spółkę dokumentację rezerwacji, korespondencję i inne legalnie zgromadzone dane związane ze zdarzeniem, wyłącznie w niezbędnym zakresie;

d) nie przeszukuje rzeczy osobistych ani urządzeń Gości i nie wykonuje samodzielnych czynności dochodzeniowych;

e) wykonuje polecenia uprawnionych służb.Udzielenie pomocy małoletniemu oraz ochrona życia i zdrowia zawsze mają pierwszeństwo przed zabezpieczaniem dowodów.

1. Każda interwencja jest dokumentowana w Karcie interwencji.
2. Dokumentacja powinna zawierać wyłącznie informacje niezbędne, w szczególności:
   1. datę, godzinę i miejsce zdarzenia;
   2. opis zaobserwowanych okoliczności;
   3. wypowiedzi małoletniego zapisane możliwie dokładnie, bez własnych interpretacji;
   4. podjęte działania;
   5. informacje o zawiadomionych służbach lub organach;
   6. dane członków personelu uczestniczących w interwencji.
3. Dokumentacja jest przechowywana w sposób zabezpieczający ją przed dostępem osób nieuprawnionych.
4. Dostęp do dokumentacji posiadają wyłącznie Zarząd Spółki, Koordynator, upoważnione osoby oraz właściwe organy.
5. Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności z zasadą minimalizacji, ograniczenia celu i ograniczenia okresu przechowywania.
6. Dokumentację przechowuje się nie dłużej, niż jest to niezbędne do realizacji obowiązków prawnych, ochrony małoletniego, współpracy z właściwymi organami oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
7. Koordynator, przy współpracy z osobą odpowiedzialną za ochronę danych osobowych w Spółce, nie rzadziej niż raz w roku dokonuje przeglądu dokumentacji interwencji pod kątem dalszej niezbędności jej przechowywania. Dla poszczególnych kategorii dokumentacji Spółka określa w wewnętrznych zasadach retencji termin usunięcia albo jednoznaczne kryteria jego ustalenia, uwzględniając podstawę prawną przetwarzania, prowadzone postępowania i właściwe terminy przedawnienia. Wynik przeglądu jest dokumentowany. Dane, których dalsze przechowywanie nie jest niezbędne ani wymagane prawem, są bezpiecznie usuwane lub nieodwracalnie anonimizowane.

§7. Osoby odpowiedzialne i przygotowanie personelu

1. Koordynator odpowiada w szczególności za:
   1. nadzorowanie stosowania Standardów;
   2. przyjmowanie zgłoszeń dotyczących zagrożenia dobra małoletniego;
   3. udzielanie personelowi wsparcia podczas interwencji;
   4. składanie albo nadzorowanie zawiadomień do Policji, prokuratury i sądu opiekuńczego;
   5. prowadzenie i zabezpieczanie dokumentacji interwencji;
   6. przygotowanie personelu do stosowania Standardów;
   7. organizowanie szkoleń i instruktaży;
   8. przeprowadzanie przeglądu i aktualizacji Standardów.
2. Funkcję Koordynatora pełni:
3. Imię i nazwisko lub jednoznacznie określone stanowisko: Kierownik Operacyjny
   Służbowy adres e-mail: fom@friendhouse.pl
   Zastępstwo podczas nieobecności Koordynatora zapewnia:
   Imię i nazwisko lub jednoznacznie określone stanowisko: Dyrektor Zarządzający
   Służbowy adres e-mail: pmigacz@friendhouse.pl
   Zarząd zapewnia aktualność danych kontaktowych oraz przekazanie ich personelowi. Informacja o sposobie zgłaszania zagrożeń, w tym poza godzinami pracy recepcji, jest dostępna dla Gości i małoletnich w każdym apartamencie.
   Brak kontaktu z Koordynatorem, jego zastępcą lub osobą dyżurującą nie może opóźniać wezwania pomocy. W przypadku bezpośredniego zagrożenia życia lub zdrowia każdy członek personelu natychmiast dzwoni pod numer 112. Pozostałe przypadki wymagające niezwłocznego zawiadomienia służb są obsługiwane zgodnie z §5.
4. Każdy członek personelu przed rozpoczęciem wykonywania obowiązków zapoznaje się ze Standardami i potwierdza ten fakt w formie pisemnej lub elektronicznej.
5. Przygotowanie personelu obejmuje co najmniej:
   1. rozpoznawanie sygnałów mogących świadczyć o zagrożeniu dobra małoletniego;
   2. zasady identyfikacji małoletniego i jego relacji z osobą dorosłą;
   3. zasady bezpiecznego kontaktu z małoletnim;
   4. procedurę interwencji i dokumentowania zdarzeń;
   5. zasady ochrony danych osobowych;
   6. postępowanie z małoletnimi z niepełnosprawnościami lub szczególnymi potrzebami.
6. Odbycie szkolenia lub instruktażu jest dokumentowane.

§8. Małoletni z niepełnosprawnościami i szczególnymi potrzebami

1. Przy stosowaniu Standardów uwzględnia się sytuację małoletnich z niepełnosprawnościami, szczególnymi potrzebami edukacyjnymi, trudnościami komunikacyjnymi lub nieznających języka polskiego.
2. Informacje przekazuje się w sposób możliwie dostępny i zrozumiały, z wykorzystaniem prostego języka, komunikacji pisemnej, urządzeń wspomagających lub pomocy tłumacza, jeżeli jest to możliwe.
3. Jeżeli małoletni korzysta ze wsparcia osoby dorosłej, personel może korzystać z jej pomocy, o ile osoba ta nie jest podejrzewana o krzywdzenie lub stwarzanie zagrożenia.
4. Niepełnosprawność, sposób komunikowania się lub zachowanie wynikające ze stanu zdrowia nie mogą być podstawą do ignorowania wypowiedzi małoletniego.

§9. Zgłaszanie niepokojących sytuacji i dostępność Standardów

1. Małoletni, Gość albo inna osoba może zgłosić niepokojącą sytuację:
   1. dowolnemu członkowi personelu;
   2. telefonicznie pod numerem: +48 12 312 53 63;
   3. pocztą elektroniczną na adres: reception@friendhouse.pl;
   4. bezpośrednio Policji lub pod numerem alarmowym 112.
2. Zgłoszenie może zostać dokonane ustnie, pisemnie lub elektronicznie. Zgłaszający nie musi posługiwać się specjalnym formularzem.
3. Pełna wersja Standardów oraz wersja skrócona przeznaczona dla małoletnich są:

a) udostępniane na stronie internetowej Friendhouse Apartments;

b) wywieszone w widocznym i dostępnym miejscu w recepcji oraz w każdym apartamencie udostępnianym Gościom, również w przypadku zameldowania zdalnego lub samodzielnego;

§10. Przegląd i aktualizacja Standardów

1. Standardy podlegają ocenie nie rzadziej niż raz na dwa lata.
2. Ocena obejmuje w szczególności:
   1. zgodność Standardów z aktualnymi przepisami;
   2. skuteczność stosowanych procedur;
   3. wnioski wynikające ze zgłoszeń i interwencji;
   4. uwagi personelu, Gości i małoletnich;
   5. potrzebę dostosowania procedur do osób z niepełnosprawnościami i szczególnymi potrzebami.
3. Wnioski z oceny są dokumentowane na piśmie.
4. Standardy aktualizuje się również przed upływem dwóch lat, jeżeli wymagają tego zmiany prawa, stwierdzone nieprawidłowości albo doświadczenia wynikające z przeprowadzonej interwencji.
5. Standardy obowiązują od dnia ich formalnego wprowadzenia przez Spółkę.

ZAŁĄCZNIK NR 1
SKRÓCONA WERSJA STANDARDÓW DLA DZIECI I MŁODZIEŻY
Twoje bezpieczeństwo jest dla nas ważne

• bić Cię, popychać ani robić Ci krzywdy;
• obrażać Cię, wyśmiewać, poniżać ani straszyć;
• dotykać Cię w sposób, którego nie chcesz lub który powoduje dyskomfort;
• zmuszać Cię do robienia rzeczy, których nie chcesz;
• robić Ci zdjęć lub nagrywać Cię bez odpowiedniej zgody;
• prosić Cię o zachowanie w tajemnicy sytuacji, która Cię niepokoi.

1. Powiedz o tym pracownikowi Friendhouse. Możesz wybrać osobę, przy której czujesz się bezpiecznie.
2. Możesz powiedzieć tylko tyle, ile potrafisz. Nie musisz używać trudnych słów.
3. Jeśli nie możesz mówić, możesz napisać wiadomość albo wskazać, że potrzebujesz pomocy.
4. Możesz skontaktować się z Friendhouse:
   • telefon: +48 12 312 53 63;
   • e-mail: reception@friendhouse.pl.
5. Jeżeli grozi Ci bezpośrednie niebezpieczeństwo, zadzwoń pod numer 112.
6. Możesz również zadzwonić:
   • 116 111 – Telefon Zaufania dla Dzieci i Młodzieży;
   • 800 12 12 12 – Dziecięcy Telefon Zaufania Rzecznika Praw Dziecka.

ZAŁĄCZNIK NR 2
ZGODA NA POBYT MAŁOLETNIEGO Z OSOBĄ NIEBĘDĄCĄ RODZICEM LUB OPIEKUNEM PRAWNYM

ZAŁĄCZNIK NR 3
KARTA INTERWENCJI

1. Data i godzina zgłoszenia lub zdarzenia:

2. Miejsce zdarzenia:

3. Osoba przyjmująca zgłoszenie:

4. Osoba zgłaszająca:

5. Opis zaobserwowanych okoliczności:

6. Wypowiedź małoletniego – zapisana możliwie dokładnie, bez interpretacji:

7. Działania podjęte przez personel:

8. Powiadomione osoby i organy:

• Koordynator: tak / nie
• numer alarmowy 112: tak / nie
• Policja: tak / nie
• prokuratura: tak / nie
• sąd opiekuńczy: tak / nie
• inne: ____________________________________________

9. Data i godzina zawiadomienia służb lub organów:

10. Otrzymane instrukcje lub numer zgłoszenia:

11. Dalsze ustalenia Koordynatora:

12. Podpis osoby sporządzającej Kartę:

13. Podpis Koordynatora: